APROVECHA EL TIEMPO: Disfruta el arte de la organización (Spanish Edition)
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Para poder planificar y organizar mejor tus tareas, voy a pedirte simplemente que tengas a tu alcance dos herramientas: una agenda y una lista de tareas.
Suelo llamar a la agenda «mi segundo cerebro», ya que ella se encarga de pensar por mí, de registrar mis tareas pendientes y me descarga la mente para poder utilizarla en otras actividades más productivas, complejas y gratificantes. Compra una bonita de papel o descarga o utiliza una aplicación en tu móvil, no tengas miedo. Tu agenda se convertirá en tu mejor amiga. Tiene que ser una agenda que se adapte a tus necesidades: si quieres incluir notas, dibujos, colores… dependiendo de lo que quieras anotar en ella. Pero, por favor, cuando compres o instales en tu móvil la agenda, úsala. Puede parecer obvio, pero no sabes la cantidad de personas que tienen agendas sin estrenar en su casa, que posteriormente pasan a ser cuadernos para que dibujen sus hijos o papel para apuntar la lista de la compra. Incluso he visto quién la convertía en confeti para la piñata de un cumpleaños.
Además de utilizar la agenda, tendrás que ser constante con su uso; todo lo que tengas que hacer y que tenga una fecha de vencimiento tiene que estar incluido en la agenda, así no vas a tener que preocuparte por si se te olvida. Algunos de mis conocidos más despistados me han comentado que, incluso teniendo agenda, se les siguen olvidando las citas u otras tareas con fecha de vencimiento. Para que esto no ocurra, recomiendo consultar la agenda con regularidad, incluso varias veces al día. Para personas especialmente despistadas (conozco algunos casos), es muy útil poner recordatorios antes de que llegue la fecha o la hora de finalización, pero no aconsejo poner más de dos por tarea, ya que, de lo contrario, correrías el riesgo de ignorarlos y perderían su función.
Entre las tareas de una agenda nos vamos a encontrar las tareas recurrentes, como pueden ser las clases semanales de pilates, las actividades extraescolares de tus hijos los miércoles, las sesiones de terapia mensuales… Estas tareas pueden marcarse en un color distinto cuando las identificamos en papel o asignarles un marcador explícito que sea relevante cuando las registramos en formato digital. De esta forma, nuestra memoria visual nos ayudará mejor a identificarlas e interiorizarlas casi sin ser conscientes de ello. A mí me funciona muy bien poner marcadores en un color para las actividades recurrentes, en otros dos distintos para las tareas relacionadas con cada uno de mis hijos, en otro para mis tareas o citas puntuales y en otro para las de mi marido. Elige el método que mejor te funcione, lo importante es que sea claro y te permita identificar rápidamente lo que tienes pendiente de hacer.